Intelligenza artificiale

Dati aziendali e IA: cosa non caricare negli strumenti pubblici e perché

Dati personali, segreti commerciali, contratti e dati dei clienti non vanno negli assistenti di IA consumer: rischi, regole del GDPR, casi documentati e garanzie delle versioni aziendali.

Luca Bartolini 30 luglio 2026 7 min di lettura

Dati aziendali e IA: cosa non caricare negli strumenti pubblici e perché

Negli assistenti di intelligenza artificiale usati con account personali o gratuiti non vanno caricati dati personali, segreti commerciali, contratti riservati e informazioni sui clienti. Questi servizi possono conservare i contenuti, farli esaminare a revisori o usarli per addestrare i modelli, e l’azienda non ha con il fornitore alcun contratto che ne regoli il trattamento. Le versioni aziendali offrono garanzie scritte, che però vanno verificate e non autorizzano a caricare tutto.

Perché il nodo è il contratto, non la tecnologia

Lo stesso modello può essere offerto a condizioni molto diverse. Nella versione consumer il rapporto è tra il fornitore e il singolo utente, secondo le regole che quest’ultimo ha accettato.

OpenAI indica che i contenuti delle versioni consumer di ChatGPT possono essere usati per addestrare i modelli, a meno che l’utente non disattivi l’opzione dedicata nei controlli sui dati.
Anthropic, con l’aggiornamento dei termini consumer del 28 agosto 2025, chiede agli utenti di Claude Free, Pro e Max se consentire l’uso delle conversazioni per l’addestramento: in caso affermativo i dati sono conservati fino a cinque anni, altrimenti resta il periodo di 30 giorni.
Google spiega che una parte delle conversazioni con l’app Gemini viene esaminata da revisori umani, invita a non inserire informazioni riservate e precisa che, anche con l’attività disattivata, le chat restano nei sistemi per 72 ore.

Queste impostazioni, inoltre, dipendono dal singolo dipendente: l’azienda non le vede e non può dimostrare di averle fatte rispettare.

Quali dati non caricare negli strumenti pubblici?

Dati personali. Per il GDPR è dato personale qualsiasi informazione riguardante una persona identificata o identificabile (articolo 4): un nome in una email, un curriculum, un elenco clienti. Caricarli in un servizio consumer significa comunicarli a un soggetto con cui l’azienda non ha stipulato l’accordo che l’articolo 28 richiede a chi tratta dati per suo conto, per finalità diverse da quelle della raccolta. Il rischio cresce con le categorie particolari dell’articolo 9, come i dati sanitari: il 30 luglio 2025 il Garante privacy ha messo in guardia proprio dal caricare referti e analisi cliniche sulle piattaforme di IA generativa, invitando a verificare nelle informative se i documenti vengono cancellati, conservati o usati per l’addestramento.

Segreti commerciali. L’articolo 98 del Codice della proprietà industriale, aggiornato in attuazione della direttiva UE 2016/943, tutela le informazioni aziendali solo se sono segrete, hanno valore economico in quanto tali e sono sottoposte a «misure da ritenersi ragionevolmente adeguate a mantenerle segrete». Formule, margini, codice sorgente e piani industriali incollati in un account personale rendono più difficile dimostrare, in un contenzioso, di aver adottato quelle misure.

Contratti e documenti ricevuti in via riservata. Molti accordi di riservatezza vietano di comunicare a terzi le informazioni ricevute. Chiedere a un chatbot pubblico il riassunto di un contratto ricevuto con questo vincolo può già violare l’impegno, qualunque uso il servizio faccia poi dei dati.

Dati dei clienti e credenziali. Anagrafiche, condizioni economiche, corrispondenza, pratiche aperte: qui si sommano gli obblighi del GDPR, quelli contrattuali e, per alcune professioni, il segreto professionale. Password e chiavi di accesso non vanno incollate in nessun assistente.

Che cosa è successo davvero

Nell’aprile 2023 alcuni ingegneri di Samsung hanno caricato su ChatGPT codice sorgente interno. Secondo una comunicazione interna riportata da Bloomberg, a maggio l’azienda ha vietato gli strumenti di IA generativa su dispositivi e reti aziendali, perché i dati inviati restano su server esterni, difficili da recuperare e cancellare.

Il 20 marzo 2023 un difetto in una libreria open source usata da ChatGPT ha permesso ad alcuni utenti di vedere i titoli delle conversazioni di altri. Per l’1,2% degli abbonati Plus attivi in una finestra di nove ore sono risultati visibili nome, email, indirizzo di pagamento, ultime quattro cifre e scadenza della carta. Nessuna impostazione dell’utente può escludere un incidente simile: il dato caricato si trova su un sistema altrui.

Nell’estate 2025, infine, migliaia di conversazioni condivise con l’opzione che le rendeva individuabili sono comparse nei motori di ricerca, alcune con dettagli utili a risalire agli autori. OpenAI ha eliminato la funzione, definendola un esperimento di breve durata.

Che cosa ha detto il Garante privacy

ChatGPT, 2023. Il 30 marzo 2023 il Garante ha limitato in via provvisoria il trattamento dei dati degli utenti italiani, anche alla luce della violazione del 20 marzo.
La sanzione e l’annullamento. Il 20 dicembre 2024 ha comunicato una sanzione di 15 milioni di euro a OpenAI, contestando tra l’altro la mancata notifica di quella violazione, l’addestramento senza un’adeguata base giuridica e carenze di trasparenza. Il 18 marzo 2026 il Tribunale di Roma ha annullato il provvedimento: per il meccanismo dello sportello unico europeo, dopo lo stabilimento di OpenAI in Irlanda la competenza spettava all’autorità irlandese.
DeepSeek, 2025. Il 30 gennaio 2025 ha disposto con urgenza la limitazione del trattamento dei dati degli utenti italiani, dopo che le società cinesi si erano dichiarate non soggette alla normativa europea, risposta giudicata del tutto insufficiente.

Comunque si concludano le vicende dei fornitori, chi carica i dati resta titolare del trattamento e ne risponde.

Versioni consumer e aziendali: che cosa cambia?

Nelle offerte aziendali i fornitori mettono per iscritto garanzie diverse.

OpenAI dichiara che per impostazione predefinita non usa per l’addestramento i dati di ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise e della piattaforma API, per i quali rende disponibile un accordo sul trattamento dei dati.
Anthropic esclude dalle scelte sull’addestramento previste per gli account consumer i servizi regolati dai termini commerciali, come Claude for Work e l’API.
Microsoft specifica che Copilot, usato dalle organizzazioni, è coperto dal proprio Data Protection Addendum, con Microsoft nel ruolo di responsabile del trattamento, e che prompt e risposte non vengono usati per addestrare i modelli di base.

Una licenza aziendale, però, non è un via libera generale. Restano da verificare dove vengono trattati i dati, quali sub-responsabili intervengono, per quanto tempo si conservano le conversazioni e se i permessi di accesso ai documenti collegati sono davvero quelli giusti. Per i trattamenti che possono presentare un rischio elevato, come l’analisi sistematica di dati sui dipendenti, il GDPR richiede una valutazione d’impatto (articolo 35).

Come lavorare sui documenti senza esporli

Alcune abitudini riducono molto l’esposizione.

Solo strumenti aziendali approvati, con account di lavoro.
Il minimo necessario: l’estratto su cui serve aiuto, non l’intero fascicolo.
Nessuna fiducia nei nomi cancellati. Per il GDPR i dati pseudonimizzati restano dati personali quando la persona è identificabile con informazioni aggiuntive (considerando 26), e un contratto senza intestazione che conserva importi, date e settore può restare riconoscibile.
Conservazione e condivisione sotto controllo: durata delle conversazioni, link pubblici, collegamenti a posta e archivi.

Perché reggano nel tempo, queste abitudini vanno messe per iscritto in una policy aziendale sull’intelligenza artificiale.

In sintesi

Negli account consumer non vanno caricati dati personali, segreti commerciali, contratti riservati, dati dei clienti e credenziali.
Il problema è anzitutto contrattuale: senza un accordo con il fornitore l’azienda non controlla conservazione, revisione umana e addestramento.
Le versioni aziendali offrono garanzie scritte, come l’esclusione dall’addestramento, ma vanno configurate e verificate.
Il Garante privacy è intervenuto più volte, dal blocco provvisorio di ChatGPT nel 2023 alla limitazione di DeepSeek nel 2025.
Caricare il minimo, diffidare dei nomi semplicemente cancellati e fissare regole scritte protegge più di un divieto generico.

Domande frequenti

Disattivare l’addestramento basta per usare un account personale al lavoro?

No. L’opzione riguarda l’uso dei contenuti per migliorare i modelli, non la loro conservazione. Soprattutto, manca un contratto tra azienda e fornitore e l’azienda non può verificare che cosa abbia impostato ciascun dipendente.

Gli abbonamenti a pagamento individuali sono versioni aziendali?

No. Per OpenAI i piani Plus e Pro rientrano tra quelli consumer, come per Anthropic i piani Pro e Max: un abbonamento personale non dà all’azienda un contratto sul trattamento dei dati.

Si possono caricare documenti dopo aver tolto i nomi?

Solo se il risultato è davvero anonimo. Se una persona resta riconoscibile da altri elementi, per il GDPR si tratta ancora di dati personali; un segreto commerciale, poi, resta tale anche senza intestazione.

Stabilire quali dati possono entrare negli strumenti di IA, con quali contratti e con quali permessi, è una delle prime decisioni che affrontiamo nei progetti di intelligenza artificiale per le imprese, prima della scelta dello strumento.